源天OA办公系统助相宜本草高效营销

上海源天软件有限公司是AMT集团旗下专业从事企业信息化产品和解决方案的研发、咨询、培训、服务的全资子公司（简称：AMT源天软件）AMT源天软件就致力于为成长型企业提供专业、易用、可扩展解决方案，将信息系统与先进的管理理念相结合。今天我们就来看看源天OA办公系统是如何帮助相宜本草这个企业实现内部协作沟通，提升竞争能力，建立稳定可积累的管理体系的。

用户基本信息 上海相宜本草化妆品有限公司（以下简称“相宜”），其创始人封帅女士，乃中医名家之后，秉承对中医文化与汉方美颜的一份责任，于2000年创立了一个诠释“本草养肤”概念的品牌----“相宜本草”。 相宜深信“本草的才是安全的，民族的才是可靠的”，弘扬民族美容中医文化，成就民族知名品牌，是相宜的使命，也是相宜一直努力不懈追求的目标。十一年来，相宜凭借着准确的市场定位、专业的产品品质、优秀的人才团队、不断提升的管理体系，现已发展成为国内本草类化妆品行业的领军企业。 项目建设背景 相宜的发展十分迅速，网点也越来越多。但在这一过程中，却出现了阻碍企业快速发展的情况。例如，终端费用申请、执行与核销的时间往往相隔1～2个月，费用审批和核销都需要手动登记；总部人员每次审批过程都费时费力，且不能保证效果；营销费用的效果评估用Excel做，每月由财务提供，数据的整理颇费人力；对直营区域和经销商的门店管理上靠的也是客户经理和助理的表格，最终数据在市场部虽有统一记录，但门店的信息变更不能及时反映出来，数据整理工作每过一段时间就需要重复一遍，颇费周折。综上加以总结，相宜在快速扩展过程中面临以下问题： 1. 公司每年销售增长很快，网点越来越多，但费用审批非常慢，核销也很困难，到底卡在哪里却说不清楚，有时单据还会丢失。由于审批的不确定性和滞后性，业务员就不断重复和连续申请；而由于下面申请随意，上面审核就更加谨慎和严格，导致流程越发缓慢。 2. 门店活动投入的费用到底为门店带来多少增量无法统计，主要靠促销人员报的数据，而这些数据也没有人去有效检核，所以无法保障准确性。通过几张单据进行费用的报销，为某一场活动总共投入了多少费用，包括活动到底赚不赚钱都无从知晓。 3. 管理决策关心的一些核心指标，例如经销商的动态变化，每个产品销售的SKU，区域促销人员的变动情况，区域的费销比，经销商的绩效考核，等等，这些核心数据的采集加工特别麻烦。 4. 无法进行数据的关联对比。例如某门店提出促销活动申请，管理层希望获取该店历史的促销活动记录、日均销量、历史促销效果等，以此作为审批依据，然而这些情况和数据却很难获取。 5. 很多业务指令是通过会议与电话的方式进行传达的，人多了以后效率就比较低，而且随着人员的快速扩张，这种管理方式的成本也在不断的增加。 6. 员工的数据采集工作不够体系化，管理者需要数据的时候就让大家报一下，数据的准确性，延续性，及时性差。 基于以上这些问题，相宜意识到应当优化管理理念，使用信息化的管理工具，以便彻底解决长期以来在上下游之间、甚至在企业内部部门之间的许多业务环节上存在着的脱节现象，以快速应对市场。相宜希望通过信息化建设，有效地改善因为数据传递、协同办公、自动控制、信息共享等方面的不足带来的效率和质量问题。 项目说明 相宜本草与源天软件从一期OA项目展示合作，实现了信息化建设从无到有到发展壮大，期间AMT源天软件更是为相宜本草度身定制了营销费用管理软件V2.0。如今，以HR系统为数据口径的组织架构、以AMT源天软件Velcro系统为数据口径的业务数据、以ERP系统为数据口径的基础数据、以BI系统为数据口径的报表展现，四大系统接口互联互通，协同应用，成为相宜本草信息化建设的一大亮点。 方案的优势和特点 AMT源天软件Velcro应用实践之OA----建立4个标准化 2008年11月相宜与AMT源天软件达成合作，启动了一期OA项目。经过5个月的调研、需求分析、方案设计和实施培训，初步建立起4个标准化的自动化办公平台——部门组织结构化、项目管理规范化、流程管理制度化、知识管理共享化。并建立起准确的门店信息卡片和员工卡片。 AMT源天软件Velcro应用实践之营销费用管理解决方案----强支撑，短流程；高授权，大监督 伴随着一期OA信息化建设的成功和深入应用，企业管理层与AMT源天软件的顾问专家们同时发现了相宜更深层的信息化管理应用需求：AMT源天软件OA虽然在相宜的信息共享方面发挥了极大的作用，但在营销费用管控方面却表现出局限性，表现在以下几方面： 1、无法实现费用的重复性检查，业务上的问题表现在一个门店在一个时间段内申请多次费用，这种情况可能是由于活动变更，业务员直接申请新的活动；也可能存在交叉活动，即同一时间多个活动；又或者是存在营销腐败。 2、无法支持费用的变更调整。活动的形式与金额发生了变化，尽管属于合理变化，业务员也不得不重新申请流程，相关业务部门需要重新审批，浪费管理资源。 3、对整个营销进行评估时，在系统中的费用种类不完全，使得考核报表的出具很长一段时间只能手工化。 4、由于相宜有三种渠道模式（直营、经销商、网络销售），对于不同渠道模式终端费用的管理侧重点有差异，而OA系统只建立了费用的部分流程，没有形成差异化的体系管理。无法实现多渠道管理模式的个性化管理要求（例如：直营系统个性化管理要求：促销活动严格按照计划执行核销闭环管理，还需要管理门店级别，租金标准，门店固定的促销员数量，促销员工资标准，促销物料记录等；经销商渠道个性化的管理要求：促销活动采用促销执行记录的方式简化管理，还需要管理经销商展示柜的补贴记录、促销物料发放记录等）。 基于以上问题，合作双方一致判断认为，简单的OA信息系统建设已经不能满足相宜的信息化管理需要，专业的营销费用解决方案是最佳之选。AMT源天软件也认识到相宜本草作为快速增长的快消品行业企业代表，具有典型意义，因此决定在自主开发的营销费用解决方案V1.0基础上，为相宜本草度身打造营销费用解决方案V2.0. 自2010年4月开始，相宜正式启动了与AMT源天软件合作的信息化建设二期项目----基于OA平台的营销费用管控系统项目，寻求建立起“强支撑，短流程；高授权，大监督”的营销资源管理体系，具体而言就是：营销费用科目和管控明确，加强预算指导性；简化流程提高效率，促进申报的真实性；IT系统和督导体系支持，保证数据真实性；基于投入产出比的数据分析，形成细化的预算指导原则指导新一轮的预算。二期项目分三个阶段实施： 2010年4月～6月，以营销费用为核心的流程梳理与优化，覆盖了销售一部、销售二部、销售三部、KA终端组、销售行政部、市场部，和财务部七大部门，对直营、经销商和网销三种渠道模式分别建立起各自的IT落地的管理方案（直营系统建立从预算到执行到核销完整的费用管理体系；经销商系统关注终端形象的匹配，展示柜、促销物料的发放；网络销售系统关注互联网广告投放、网络渠道），将营销费用系统的范围设定在了建立起包含媒介费用、活动费用、门店费用、合同费用、赠品物料费用、区域管理费在内的营销领域所有费用的线上管理和考核，将核心定在了线下费用管理，将考核报表的支撑定位在支持区域考核（从大区考核下沉一级）、客户考核和部门考核，并在线上实现。 2010年7月～12月，IT系统的建设与推广应用。对活动费用和门店费用进行了细致化的管理设计，分别实现活动管理闭环（申请－变更－督导－核销）和终端费用闭环（标准建立－标准续签－费用核销）；对直营渠道的费用和相关支持进行了精细而全面的管理，对经销商和网销渠道的管理重点进行了区分（例如：经销商渠道的营销费用一般是由经销商与公司共同承担的，不同的促销活动分担的比例不一样，对于经销商承担费用的活动，业务员只需要做好教练的工作，需要通过系统下发相关的手册文件，对于公司经销商共同承担费用的活动，需要由业务员进行活动执行效果的评估，给出费用承担的比例，这些规则和费用的结算需要通过系统进行支撑）；对营销中的媒介费用、活动费用、门店费用、合同费用、赠品物料费用、区域管理费用，基础数据中的终端管理、客户管理、合同管理，以及八大数据库：员工、门店、客户、合同、赠品、物料、道具、产品、媒介库进行了全面细致而有策略的管理（例如：门店的分类分级，没有分类分级前的门店，在营销费用投放、门店装修标准、促销员投入上是缺乏依据的，在建立分类分级的管理后，可以更加准确的进行资源的投入与投入效果的评估）。 2011年1月～3月，以数据为核心进行经营分析体系的搭建。设计开发两类报表：大区－区域费比表、客户考核报表、部门预决算报表、费用的过程状态报表；费用的财务记账对账报表。为费用过程的审核及业务状态的考核提供依据（第一类，可以支持数据钻取，供管理层使用，例如大区-区域的费比表，可以支持从大区到区域，从区域道城市，从城市到门店的费用使用情况层层钻取；第二类，主要提供给分公司、办事处、经销商进行数据核对，减少在业绩计算环节的反复沟通）。 就这样，经过了前后2年多的实施、推广和打磨，相宜和源天投入了大量的精力和资源，克服了重重阻力，认真分析业务特征，精益求精，终于实现了快消品行业具有典型代表应用的OA办公系统营销费用管理体系的建设。在过去的一年，相宜的销售增长了103%，利润增长了111%，而销售费用率净下降1.8%。