中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，员工素质参差不齐，且经济实力并不雄厚，不可能象政府或大公司、大企业一样投入大笔资金进行信息系统建设。为此，笔者建议进行中小企业办公自动化系统的设计与实现时，要着重考虑以下几个方面:
1．实现办公规范化和制度化
绝大多数中小企业由于办公自动化起步较慢，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。即企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作，同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，从而提高效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中取胜且不断发展壮大。
2．管理多种数据类型
中小企业数据量相对大企业、大公司也比较少，但是其数据类型并不会比大企业、大公司少，不仅包括日常办公所产生的各种数据，还要包括业务办公所产生的各种数据。这些数据既有规范的结构化数据，又有不规范的非结构化数据，中小企业办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的无缝连接，保障数据的一致性和安全性。
3．系统设计的先进性
办公自动化系统在技术上应具有一定的先进性，这样才能保证在一定时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整。同时系统对计算机硬件要求不能太高，因为中小企业从经济实力上无法经常性地大量投资购置高档硬件、软件。另外，大多数中小企业经营业务经常变化，人员流动比较频繁，系统应能够适应企业的不断变化，应具有一定的可扩展性、易升级性和开放性。
