中国软件网&海比研究联手方正证券研究所，共同推出企业级应用系列行业研究报告。本期专题：《选好协同办公从这里开始》
团队协同办公软件是面向创业团队、企业内任务型团体、部门的协作办公软件，以项目协作为核心，功能集中在沟通讨论、任务规划和进度管理、文档和文件传递共享。目前，团队协作软件普遍采用SaaS模式提供服务。
企业协同办公软件的协同对象是企业整体，在企业组织层级和部门划分的基础上，帮助企业建立跨软件定制部门协同渠道，明确权责关系，让组织内信息快速有效流转，有利于达成企业的总体目标。企业协同办公软件的核心功能聚焦在签到、公告、审批、企业门户。
协同工具、协同平台与协同应用
根据产品功能来看，协同办公软件主要分为三种类型：协同工具软件、协同平台软件、协同应用软件。软件公司协同工具软件主要功能是协作沟通、以及众多的邮件和通讯等管理软件；协同平台软件是指在此之上构建应用软件的平台软件；协同应用软件是指最终用户实现相互沟通和协作、提高管理效率、实现企业协同管理的协同办公、协同商务、协同政务等的软件。协同应用与协同工具的最大区别在于，协同工具以交流为主，与企业的具体业务无关，而协同应用则是涉及企业业务的工作协同。
IM是经典的协同工具软件。企业IM是面向企业终端使用者的网络沟通工具，企业员工可以通过安装即时通讯软件的终端机进行两人或多人之间的即时沟通，沟通内容包括文字、图片、语音、视频和文档。企业IM是个人即时通讯的延伸，相对于个人IM，对安全性、稳定性和可扩展性具有更高的要求，同时又要去除个人IM中的娱乐属性，保证沟通内容的核心聚焦在工作上。其主要具备以下核心竞争力：
（1）企业员工方便、快捷、实时进行沟通。与个人社交沟通相比，企业沟通具有更强的时效性。以往使用个人即时通讯工具进行沟通，信息容易被巨量的个人社交信息所淹没。企业即时通讯工具的沟通内容仅与工作内容相关，沟通噪音低。
（2）建立企业沟通专用通道。在以往的工作中，企业没有固定的沟通工具，我们需要打开QQ、邮箱、RTX、OA、微信等各种沟通工具一一查看消息，以免会有错漏消息。因为每个人惯用的软件都不一样，客户也不可能按照你的习惯去调整自己。为了不在这一层上流失掉信息，员工只能记好每个软件配套的账号密码，随时关注上面的消息。这种做法需要多个界面操作，消耗员工大量的时间，并且有可能因为遗漏查看个别通讯工具，而错过重要信息。信息延误错漏将极大地影响了企业工作效率，并且造成工作流程上的混乱，导致沟通极度不畅。
（3）帮助员工聚焦工作。个人即时通讯工具兼具生活社交和娱乐社交属性，企业员工在使用个人即时通讯时或主动或被动地受到社会圈子的影响，降低工作效率，并且管理人员也较难快速辨别员工处于工作和生活哪一频道之上，管理层管理能力受到挑战。企业即时通讯工具的采用彻底隔离了一切与工作无关的娱乐功能，使员工专注于工作状态，同时，专有的工作界面有利于员工迅速进入工作状态。
（4）为员工营造办公氛围，快速进入工作状态。通过构造树型通讯录与成员电子名片，员工可以迅速与公司内其他员工进行交流或咨询，结合企业即时通讯独特的界面，这些特点能够使异地工作的公司成员也能够如同在同一间办公室，只要打开企业IM，就能够迅速进入工作状态。当组织需要找到特定人员开会讨论时，只需要将相关人员拉入新建聊天室就可以快速实现组织内部沟通。
（5）提高组织内部沟通效率，促进组织扁平化。采用企业IM后，不同层级之间的沟通可以快速进行，组织内信息的流通更为精准，管理人员可以直接管理的员工数量上升，有利于组织架构扁平化。
PC端协同与移动协同
根据产品的使用端来看，协同办公软件可分为PC端协同办公软件和移动协同办公软件。移动协同办公软件是满足办公人员可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情（Anything）的一种新型办公形式的软件。与PC端相比，移动端办公具有随身性、简单操作的特点，此外还有定位和拍照功能。
移动办公功能的最终效果体现在提高工作效率上。
（1）随时随地沟通提高了沟通效率。通过移动终端，员工在工作中去茶水间、上厕所，甚至是出差远离工作部门，都可以不间断地与同事和团队成员进行工作沟通，随时交流工作中的想法和观点；员工不需要在办公室的座位上，即使在自己家里，也可以参与团队讨论。
（2）移动中签到节省员工排队打卡签到的烦恼。企业员工通过手机等移动终端签到，尤其是外勤人员可以直接在客户处签到上班，节约了公司和客户之间来回跑的时间和费用，同时公司可以有效掌控外勤人员的工作情况，加强外勤人员与上级之间的相互信任。
（3）移动审批为员工和管理者提供了方便。员工在需要申请审批的时候，只需要使用移动端填写相关资料，审批程序立刻传送到上级部门，免去员工挨个找领导审批的时间和精力；管理者可以利用碎片化的时间完成审批，而不再需要等到审批积压后集中处理带来的精力耗费。
（4）工作日程提醒。绝大多数用户习惯时时刻刻把手机带在身边，通过手机完成日程的安排，在指定时间对员工进行震动或铃声提醒，员工更能有效把握工作进度。
传统协同与SaaS协同
SaaS协同软件是随着互联网技术的发展而形成的一种较传统购买式协同办公软件不同的新型协同软件。SaaS是Software-as-a- Service（软件即服务）的简称。SaaS协同软件是以云服务为基础，客户采用租赁而不是买断的付费方式，无需进行软件下载，无需进行软件维护和升级，打开页面即可使用协同办公服务的一种新型协同办公软件。现阶段SaaS协同办公软件正在成为一种趋势。
成功协同办公软件需满足条件
协同办公软件的核心思想是提高企事业单位的办公效率、规范管理，贴合企业的实际需求，为用户提供一整套办公自动化的解决方案，为企业迅速建立便捷规范的管理环境，提升企业管理和信息化水平，并降低投资成本。成功协同办公软件需要满足以下条件：
工作信息协同，提高办公效率。如将审批程序放入协同办公软件，员工可以及时了解审批进程，有利于相关部门人员快速接收和处理，既节约了审批申请者寻找不同层级和部门领导的时间，也大大降低了审批者工作被下级员工琐事所干扰，普通员工和管理者可以全身心地投入到工作中去，提高了工作效率。
工作流程可视化，有利于企事业单位治理规范化，创造良好的协作环境。将工作流程放入协同办公软件中，工作流程可视化，员工可以迅速地找准自己在组织中的位置，工作职责和权限明确，有利于企事业单位治理规范化，形成良好的协作环境。
信息集成度高，为管理者决策提供支撑。信息是决策的基础，通过协同办公软件，管理者可以随时随地、安全方便地掌握全局的工作进度和人事、财务等信息，并据此作出决策的速度和质量都得到提高。
信息个性化集成，让正确的信息找到正确的人。作为组织信息的提供者和需求者的管理者和普通员工，其对信息切入的角度和关注的重点各异。将组织中适合不同层级和角色的信息汇总到企业员工的工作界面，形成岗位门户，则大大缩减了员工检索信息的时间和因为遗漏公司重要信息而带来工作上的不便。
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