公文指机构公务活动中形成和使用的各种文件材料。包括：各种类型、各种载体的收文、发文、电报、资料等。
（一）公文运转基本数据管理的功能需求
主要内容包括：选择合适的数据库管理系统、数据项设置应规范、数据库建立与维护功能、数据格式应符合通用性的要求、数据种类应完整等。
这里仅提出主要数据结构项目。在实际工作中可自行确定字段排列次序，并可根据需要增加辅助数据表及相关字段。
软件开发者可自行确定具体的数据表结构及各有关字段与相关数据表链接方案。
领导审核、签发、批办，实体分送单位，发文单位(联合行文时)的数据结构和具体实现方式可由软件开发者与使用机构自行确定。
5 数据管理形式
实现对各类目录管理；
实现对原文(文本)管理；
实现对原文(图形、图像)管理；
实现对图纸管理：录入幅面、录入精度。
数据库维护基本操作：建立、修改、删除；
数据容量：记录数量(条)、信息容量(GB)；
数据结构设计：检索优先原则；
数据格式及转换：DBF、XML转换；
数据管理性能：安全性、合理性、灵活性。
数据项设置：依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《机关档案业务建设规范》、《机关档案工作条例》和《机构公文处理和档案管理软件录入数据格式标准》的相关规定设置；
基本操作：录入、存储、修改、删除；
数据采集方式：键盘录入、文件扫描、电子文件接收(脱机、联网)、多媒体数据拾取；
文件、档案管理一体化：归档前后对应格式应保持一致性、可按归档标识进行有效迁移。
文字型：XML、RTF、TXT；
扫描图像：JPEG、TIFF；
视频：MPEG、AVI；
音频：MP3、WAV；
非通用格式的转换。（二）公文登记功能需求
公文登记内容包括：数据采集、文种设置、序号产生、文件分发、批核设置、查询授权、保存备份文件、数据校验、记录生成、数据统计、打印输出及自动标引等。
在实际应用中，收、发文登记可以分别进行。
软件应提供各种收文、发文记录的增加、修改、删除、打印、查询等基本功能。为简化用户操作，软件应提供复制、增加记录的功能。对查询的结果可以提供首、前、后、尾翻页阅读功能。
文件种类(简称文种)是指对各种文件名称的规范称谓
⑴
各种收文、发文序号产生方式应根据应用单位需求由软件自动给出，不得由人工录入。
⑵
计算公式为取某一文种当前年度最大序号加一，允许用户自主修改各种序号，保存时具有防重号校验功能。
⑶
序号应有跨年度自动更新功能。
⑷
收文号应允许多台计算机同时登记，自动完成收文序号软件定制的生成，有防重号功能。
⑴
软件应提供对收文、发文的内、外分发功能。
⑵
对有实体文件管理权的领导和各级单位，软件有接收、转发、清退文件功能。
⑶
软件应提供文件实体分发与接收对象接收确认并产生各自的接收序号的功能。
⑷
软件应具有实体文件的管理功能，各管理环节能够自行打印各种报表(替代传统的收文、发文登记簿)。
⑴
软件应提供电子文件提交相关部门及领导批核的功能。
⑵
领导批核的设置应由用户随意设定，顺序可任意调整，软件应穷尽批核人数、批核单位最大值。
⑶
设置批核单位时，应由负责批核的单位领导或秘书指定批核人。
⑷
批核后应产生各自的批核件序号以便分别打印批核件登记表(替代传统的批核件登记簿)。
⑸
软件应保障领导批示情况录入的唯一性。
⑴
软件应提供办件的综合管理功能，包括收文、发文产生的办件及领导口头批示、交办事项的自动汇总。
⑵
各种办件序号应自动产生，允许上机人根据授权进行修改，保存时校验不重号，跨年度自动更新。
⑶
软件应提供各种办件的复合条件查询。
⑷
软件应有督查、催办管理功能。
⑸
软件应根据用户需求提供打印不同紧急程度、不同承办单位、不同主管领导、待办、
已办等各种办件管理登记报表的功能。7 图像处理功能
⑴
文件压缩图像格式应符合通用标准。黑白二值图像采用TIF压缩格式，彩色、灰度图像采用TIF或JPEG压缩格式。
⑵
软件应实现与图像处理功能程序的无缝集成。
⑶
各单位可根据保密工作需要对压缩后的图像进行加密传输、存储。图像格式可以根据图像处理技术的发展而增加相应的格式类型。
